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Der Nürnberger IT-Dienstleister Datev hat Alarm geschlagen: Kurz vor dem gesetzlichen Stichtag bereiten sich viele Unternehmen in Deutschland zu langsam auf die E-Rechnungspflicht vor. Wer die Fristen verpasst, riskiert Probleme mit dem Finanzamt.
Was die Pflicht konkret bedeutet
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland: Unternehmen müssen elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Das betrifft alle steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.
Die nächste Stufe folgt 2027. Dann müssen bestimmte Unternehmen E-Rechnungen auch aktiv ausstellen und versenden. Eine einfache PDF-Datei per E-Mail reicht dann nicht mehr aus. Gefordert sind strukturierte Datenformate wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Der Unterschied ist wesentlich: Eine echte E-Rechnung enthält maschinenlesbare Datensätze und lässt sich automatisch in Buchhaltungssysteme einlesen. Eine PDF-Rechnung ist im rechtlichen Sinne keine E-Rechnung, auch wenn sie digital verschickt wird.
Datev alarmiert: Umsetzung läuft zu schleppend
Datev hat kürzlich die Marke von einer Million Kunden geknackt und ist damit einer der größten IT-Dienstleister für Steuerberater und Unternehmen in Deutschland.
Das Fazit ist ernüchternd. Viele Mandanten der angeschlossenen Steuerberatungskanzleien haben die Umstellung noch nicht angepackt. Rund ein Drittel der Kanzleien schätzt, dass ihre Mandanten erst kurz vor dem gesetzlichen Stichtag mit dem Versand von E-Rechnungen beginnen werden.
Datev fordert mehr Tempo. Die technische und organisatorische Umstellung braucht Zeit. Wer jetzt wartet, wird es schwer haben, rechtzeitig fertig zu werden.
Mittelstand in Baden-Württemberg besonders gefordert
Baden-Württemberg hat einen starken Mittelstand. Tausende Maschinenbauer, Zulieferer und Dienstleister wickeln täglich Rechnungen im B2B-Bereich ab. Für sie alle gilt die neue Pflicht.
Viele Betriebe arbeiten noch mit klassischen Papierrechnungen oder einfachen PDF-Dokumenten. Die Umstellung auf strukturierte Datenformate erfordert neue Software, angepasste Prozesse und geschultes Personal. Das lässt sich nicht in wenigen Wochen erledigen.
Kleine und mittlere Unternehmen haben oft keine eigene IT-Abteilung, die die Umstellung koordiniert. Sie sind auf ihre Steuerberater und externe Softwareanbieter angewiesen.
Was Unternehmen jetzt tun müssen
Der erste Schritt ist die Bestandsaufnahme. Unternehmen müssen prüfen, welche Systeme sie aktuell für die Rechnungsstellung nutzen, und ob diese Systeme E-Rechnungen im geforderten Format erzeugen können.
Viele gängige Buchhaltungs- und ERP-Systeme haben bereits entsprechende Module. Die Daten müssen korrekt und vollständig übermittelt werden, da Fehler in der Datenstruktur zur Ablehnung einer Rechnung führen können.
Unternehmen sollten außerdem ihre Lieferanten und Kunden informieren. Der Empfang von E-Rechnungen ist seit Jahresbeginn Pflicht. Wer dafür noch keine technische Lösung hat, handelt bereits regelwidrig.
Fazit: Wer zögert, zahlt drauf
Die E-Rechnungspflicht verändert grundlegend, wie Unternehmen Rechnungen erstellen, versenden und verarbeiten. Die Fristen sind gesetzt, die Anforderungen klar definiert.
Datevs Mahnung kommt zur richtigen Zeit. Unternehmen in Baden-Württemberg sollten jetzt Software prüfen, Prozesse anpassen und Mitarbeiter schulen. Wer das aufschiebt, riskiert Bußgelder und außerdem, dass Rechnungen formal nicht anerkannt und deshalb nicht bezahlt werden. Das schadet der Liquidität direkt.